Solution de signature électronique de TaxTron™

Chaque saison des impôts, de plus en plus de clients préfèrent produire leur déclaration à distance plutôt que de se rendre au bureau d'un comptable. Cette tendance s'est accélérée de façon exponentielle pendant la pandémie de COVID-19 et ne montre aucun signe de ralentissement. Pour les comptables professionnels, la principale difficulté de la production à distance a souvent été d'obtenir la signature du client sur les formulaires. Il faut imprimer les formulaires, ou les imprimer en PDF, puis les envoyer par courriel au client, qui doit ensuite les imprimer, les signer, les numériser et les renvoyer par courriel au comptable.

TaxTron a intégré les signatures numériques et la fonction de signature électronique à ses produits Web, à savoir TaxTron Pro T1, T2 et T3. Cette fonction permet aux comptables professionnels d'obtenir la signature électronique de leurs clients par courriel et par téléphone cellulaire. Ce service est actuellement offert dans TaxTron Web pour les années d'imposition 2018 et suivantes. La fonction de signature électronique doit être regroupée (ajoutée au panier) et achetée en même temps que tout produit TaxTron Pro.

Obtenir la signature du client est assez simple. Une fois la déclaration préparée, passez à l'écran « Imprimer et produire votre déclaration ». Faites défiler jusqu'à « Signature numérique ». La fonction de signature numérique offre trois options :

• Signature pour la production électronique
• Signature pour la production sur papier
• Signature pour les deux contribuables

Quelle que soit l'option choisie par le client, les étapes sont relativement semblables. Les deux premières options sont très proches : dans l'une, la copie signée est produite par voie électronique, alors que dans l'autre, elle est imprimée et produite sur papier. L'option « Signature pour les deux contribuables » s'applique aux cas où la signature des deux époux ou conjoints de fait est requise sur les formulaires, comme le formulaire T1032, Choix conjoint de fractionner un revenu de pension. Dans les trois cas, il faut d'abord générer le document qui sera signé numériquement. Le document est généré en cliquant sur la case « Imprimer ».

Une fois le document généré et téléchargé, cliquez sur l'une des options, saisissez les coordonnées du ou des clients dans les cases appropriées, puis cliquez sur « Envoyer la demande de signature ».

Pour l'option « Signature pour les deux contribuables », vous devrez saisir les coordonnées des deux contribuables :

Le client recevra un courriel de demande de signature ainsi qu'un texto de la part du comptable. Il peut répondre à partir de son appareil mobile ou du navigateur d'un ordinateur.

Lorsque le client clique sur le bouton « Ouvrir une session », le système envoie un autre courriel ou texto contenant un code d'authentification à six chiffres. Le client doit saisir ce code à l'ouverture du lien de signature.

Une fois la connexion effectuée, le client voit l'écran suivant :

Après avoir cliqué sur le bouton « Signer », le client est dirigé vers une nouvelle page où il doit téléverser sa signature. La signature téléversée peut être insérée dans divers formulaires (T183, T2091, T1032...) et il n'est pas nécessaire de téléverser une nouvelle signature chaque fois.

La signature téléversée est ensuite insérée dans le document.

Une fois la signature insérée avec succès dans le document, le client est dirigé vers un nouvel écran qui l'informe qu'il a rempli tous les champs requis. En cliquant sur « Continuer » dans le coin supérieur droit de l'écran, le document signé est transmis à votre écran TaxTron Pro.

L'indicateur d'état du document devient vert lorsque tous les documents signés ont été reçus.

Vous pouvez télécharger les documents signés en cliquant sur l'icône « Télécharger ».

Vous pouvez vérifier l'état de tous les documents signés dans votre écran « Tableau de bord ».