Remboursements et allocations (Québec)

Les remboursements et les allocations versés par un employeur sont traités différemment aux fins de l'impôt, tant au fédéral qu'au Québec. La principale distinction est de savoir si l'employé doit fournir des reçus pour ses dépenses. Les règles fiscales du Québec sur les remboursements et les allocations suivent généralement l'approche fédérale, mais comportent certaines différences particulières.

Remboursements :

En général, un remboursement n'est pas un avantage imposable pour l'employé, pourvu qu'il serve à couvrir des dépenses légitimes liées à l'emploi et qu'il soit entièrement justifié par des reçus. Si un remboursement couvre une dépense personnelle ou dépasse le montant réellement dépensé, la partie excédentaire est un avantage imposable.

Allocations :

Une allocation est généralement un avantage imposable qui doit être inclus dans le revenu de l'employé, à moins qu'elle ne réponde à des critères précis d'exemption. Les allocations sont généralement imposables, comme selon les règles fédérales.

Exceptions courantes non imposables :

Allocation raisonnable au kilomètre pour l'utilisation d'un véhicule : Une allocation pour l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles n'est pas imposable si elle respecte les conditions suivantes :
- Elle est fondée uniquement sur le nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles.
- Le taux est raisonnable (selon les taux prescrits par l'ARC).
- L'employeur ne rembourse pas aussi les mêmes dépenses (p. ex. le carburant).
Allocation de déplacement raisonnable : Une allocation pour un déplacement à l'extérieur de la municipalité où l'employé se présente habituellement au travail peut être non imposable, pourvu qu'elle soit raisonnable et qu'elle serve à un déplacement lié à l'emploi.
Règles particulières du Québec : Cotisations professionnelles : Au Québec, les cotisations versées à des ordres professionnels reconnus par l'Office des professions du Québec constituent un avantage imposable pour l'employé si l'employeur les paie ou les rembourse, même si l'appartenance à l'ordre est exigée par l'emploi. Il en va de même pour les frais d'inscription initiale.

Exemple :

Julie a reçu un salaire avec commission et devait utiliser son véhicule personnel pour le travail. TopTech Corp. verse à Julie une allocation au kilomètre fondée sur les taux fédéraux raisonnables. Pour 2025, l'allocation raisonnable est de 0,72 $ pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus à des fins professionnelles et de 0,66 $ pour chaque kilomètre additionnel.

Allocation pour les 5 000 premiers km : 5 000 km × 0,72 $ = 3 600 $ + km additionnels : 15 000 km × 0,66 $ = 9 900 $ = Total de l'allocation reçue : 3 600 $ + 9 900 $ = 13 500 $.

Total des kilomètres parcourus en 2025 :
Total des kilomètres : 30 000 km
Kilomètres professionnels : 20 000 km
Kilomètres personnels : 10 000 km

Réponse : Comme l'allocation est fondée sur le nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles et que le taux est raisonnable, ce n'est pas un avantage imposable pour Julie. TopTech Corp. n'inclut pas ce montant sur son feuillet T4. Les règles du Québec sur l'allocation raisonnable au kilomètre correspondent aux règles fédérales. L'allocation de 13 500 $ n'est pas imposable, et TopTech Corp. ne l'inclut pas sur le feuillet RL-1 de Julie.

Exemple :

Toutes les autres données sont les mêmes, sauf que TopTech Corp. verse à Julie une allocation forfaitaire fixe de 500 $ par mois (6 000 $ par année) pour les frais de véhicule, peu importe les kilomètres parcourus. TopTech Corp. a ajouté l'allocation de 6 000 $ au revenu d'emploi de Julie et l'a déclarée sur ses feuillets T4 et Relevé 1, qui indiquent 40 000 $. Le total réel des frais de véhicule est de 10 000 $ pour l'année.

Réponse : Le pourcentage d'utilisation à des fins professionnelles est de 20 000 km ÷ 30 000 km = 66,7 %, ce qui donne des dépenses déductibles de 10 000 $ × 66,67 % = 6 667 $; la déduction nette est de 6 667 $ à la ligne 22900 de la déclaration T1 et à la ligne 207 de la déclaration TP1.

Exemple :

Toutes les autres données sont les mêmes, sauf que TopTech Corp. verse à Julie une allocation au kilomètre. L'allocation totale versée à Julie est de 6 000 $ pour les frais de véhicule. Le revenu d'emploi de Julie est de 40 000 $. Le total réel des frais de véhicule est de 10 000 $ pour l'année.

Réponse : Le pourcentage d'utilisation à des fins professionnelles est de 20 000 km ÷ 30 000 km = 66,7 %, ce qui donne des dépenses déductibles de 10 000 $ × 66,67 % = 6 667 $. Comme l'allocation au kilomètre est raisonnable et n'est pas imposable sur le feuillet T4, Julie doit réduire ses dépenses d'emploi du montant de l'allocation. Le total des dépenses admissibles de 6 667 $ moins 6 000 $ laisse une déduction nette de 667 $ à la ligne 22900 de la déclaration T1 et à la ligne 207 de la déclaration TP1.

Exemple :

TopTech Corp. rembourse Julie selon les dépenses réelles qu'elle engage pour ses déplacements professionnels, pourvu qu'elle présente des reçus.

Réponse : Les remboursements de dépenses légitimes liées à l'emploi et entièrement justifiées par des reçus ne sont pas considérés comme des avantages imposables; TopTech Corp. ne les inclut pas sur le feuillet T4 ou RL-1 de Julie, et Julie ne peut pas demander ces dépenses.